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Exposição Técnica :: Manual do Expositor

MANUAL DO PATROCINADOR/EXPOSITOR

1. OBJETIVO

1.1) O presente manual da Exposição obriga o PATROCINADOR/EXPOSITOR a cumprir fielmente as diretrizes aqui estabelecidas.

1.2) Este Manual fornece ao PATROCINADOR/EXPOSITOR, às pessoas e a outros por ele contratados, as principais informações e normas necessárias ao bom funcionamento da Exposição.

1.3) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá ler este Manual e repassar a todos os seus funcionários e demais pessoas envolvidas as normas nele contidas.

 

2. INFORMAÇÕES BÁSICAS

2.1) PROMOÇÃO:
Comitê Brasileiro de Barragens – CBDB
CNPJ/MF nº 42.334.193/0001-67
Endereço: Rua Real Grandeza, 219- Bloco C S/1007- Botafogo
CEP:22281-900 – Rio de Janeiro – RJ
Tel.: (55-21)2528-5320 – Fax : (55-21)2528-5959
E-mail: cbdb@cbdb.org.br
Contato: Rita Pitta – e-mail: ritapitta@cbdb.org.br

2.2) SECRETARIA EXECUTIVA:
ÉTICA Promoção de Eventos
Rua Nossa Senhora do Brasil, 775
31130-090 – Belo Horizonte – MG
Tel/fax.: (31) 3444-4794
E-mail: sngb2017@eticaeventos.net.br ou etica@eticaeventos.net.br

2.3) LOCAL DO EVENTO:
Ouro Minas Palace Hotel
Av. Cristiano Machado, 4001
31910-810 – Belo Horizonte – MG
Tel.: (31) 3429-4214
Email: grasiele.bastos@ourominas.com.br

2.4) PERÍODO DE REALIZAÇÃO: de 15 a 18 de maio de 2017.

2.5) MONTADORA OFICIAL:
Armazém de Stands
Contato: Jerônimo Coelho
Rua Marcone, 42 – Água Branca
32371-470 – Contagem – MG
Fone: (31) 2566-3999 – (31) 99902-4962
E-mail: jeronimo@astands.com.br

 

3. CARACTERÍSTICAS DOS ESTANDES

ESTANDE PATROCINADOR OURO

  • 1 estande de 18m², com montagem conforme ilustração.
  • Painel de fundo do estande de vidro fixado com Spider com programação visual fornecida pelo cliente, nas especificações solicitadas.
    A imagem fornecida pelo expositor com 30 dias de antecedência, com as configurações abaixo:
    – o arquivo da imagem deverá ter 300dpis, estar em alta resolução e salvo em pdf.
    – o arquivo deve ser salvo com 30% do tamanho final.
    – as fontes devem estar em curvas.
    – o arquivo deverá ser enviado para a empresa Montadora Oficial do evento, Armazém de Stands, através do email: jeronimo@astands.com.br.
  • Piso de carpete 3mm grafite ou azul escuro que será aplicado diretamente no piso local.
  • 1 TV de 42 polegadas, com entrada USB e pedestal.
  • 1 Mesa premier cromada Ø 0,80m.
  • 3 Cadeiras Vip Brancas.
  • 1 Porta folder de Alumínio.
  • 1 Totem em MDF com 1 face adesivada.
  • 1 Balcão TS Curvo (1,53x0,50x0,70x0,50x1,10m) com programação visual, que deverá ser enviada pelo cliente.
  • 1 Lixeira.
  • 2 Lâmpadas HQI Sobrepor.
  • 3 Tomadas de 110 volts.

ESTANDE PATROCINADOR PRATA

  • 1 estande de 12m², com montagem conforme ilustração.
  • Painel de fundo do estande de vidro fixado com Spider com programação visual fornecida pelo cliente, nas especificações solicitadas.
    A imagem fornecida pelo expositor com 30 dias de antecedência, com as configurações abaixo:
    – o arquivo da imagem deverá ter 300dpis, estar em alta resolução e salvo em pdf.
    – o arquivo deve ser salvo com 30% do tamanho final.
    – as fontes devem estar em curvas.
    – o arquivo deverá ser enviado para a empresa Montadora Oficial do evento, Armazém de Stands, através do email: jeronimo@astands.com.br.
  • Piso de carpete 3mm grafite ou azul escuro aplicado diretamente no piso local.
  • 1 Mesa premier cromada Ø 0,80m.
  • 3 Cadeiras Vip Brancas.
  • 1 Porta folder de Alumínio.
  • 1 Totem em MDF com 1 face adesivada.
  • 1 Balcão TS Curvo (1,53x0,50x0,70x0,50x1,10m) com programação visual, que deverá ser enviada pelo cliente.
  • 1 Lixeira.
  • 2 Lâmpadas HQI Sobrepor.
  • 2 Tomadas de 110 volts.

ESTANDE PATROCINADOR BRONZE

  • 1 estande de 9m², com montagem conforme ilustração.
  • Painel de fundo do estande de vidro fixado com Spider com programação visual realizada através de arquivo fornecido pelo cliente.
    A imagem fornecida pelo expositor com 30 dias de antecedência, com as configurações abaixo:
    – o arquivo da imagem deverá ter 300dpis, estar em alta resolução e salvo em pdf.
    – o arquivo deve ser salvo com 30% do tamanho final.
    – as fontes devem estar em curvas.
    – o arquivo deverá ser enviado para a empresa Montadora Oficial do evento, Armazém de Stands, através do email: jeronimo@astands.com.br.
  • Piso de carpete 3mm grafite ou azul escuro aplicado diretamente no piso local.
  • 1 Mesa premier cromada Ø 0,80m.
  • 3 Cadeiras Vip Brancas.
  • 1 Porta folder de Alumínio.
  • 1 Totem em MDF com 1 face adesivada.
  • 1 Balcão TS Curvo (1,53x0,50x0,70x0,50x1,10m) com programação visual, que deverá ser enviada pelo cliente.
  • 1 Lixeira.
  • 2 Lâmpadas HQI Sobrepor.
  • 2 Tomadas de 110 volts.

SOMENTE ESTANDE

  • 1 estande de 6,25m², com montagem conforme ilustração.
  • Painel de fundo do estande de vidro fixado com Spider com programação visual fornecida pelo cliente, nas especificações solicitadas.
    A imagem fornecida pelo expositor com 30 dias de antecedência, com as configurações abaixo:
    – o arquivo da imagem deverá ter 300dpis, estar em alta resolução e salvo em pdf.
    – o arquivo deve ser salvo com 30% do tamanho final.
    – as fontes devem estar em curvas.
    – o arquivo deverá ser enviado para a empresa Montadora Oficial do evento, Armazém de Stands, através do email: jeronimo@astands.com.br.
  •  Piso de carpete 3mm grafite ou azul escuro aplicado diretamente no piso local.
  •  1 Mesa bistrô com tampo de vidro.
  •  3 Banquetas.
  •  1 Porta folder de Alumínio.
  •  1 Totem em MDF com 1 face adesivada.
  •  1 Balcão TS Curvo (1,53x0,50x0,70x0,50x1,10m) com programação visual, que deverá ser enviada pelo cliente.
  •  1 Lixeira.
  •  1 Lâmpada HQI Sobrepor.
  •  2 Tomadas de 110 volts.
Os estandes já tem montagem especial e não será permitida montagem de projeto diferenciado, nem pela montadora oficial e nem por outra montadora. Caso seja necessária a contratação de algum item adicional para o estande, entrar em contato, até no máximo dia 2 de maio de 2017, com a montadora oficial do evento Armazém de Stands, através dos telefones (31) 99902-4962 ou e-mail: jeronimo@astands.com.br.

4. ÁREA DE EXPOSIÇÃO: DESCRIÇÃO E CARACTERÍSTICAS DO LOCAL DA EXPOSIÇÃO NO HOTEL OURO MINAS

4.1) Altura máxima permitida para os estandes: 2,30m
4.2) Energia Elétrica
– Tensão: 220 e 127 volts
– Número de fases: 3

5. CRONOGRAMA PARA MONTAGEM, REALIZAÇÃO E DESMONTAGEM

5.1) DATAS E HORÁRIOS

5.1.1) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá obedecer as seguintes datas e horários:
a. MONTAGEM:
– dia 14/5/2017 – das 8h às 24h
Entrada de produtos para os estandes:
– dia 15/5/2017 – das 9h às 12 h IMPRETERIVELMENTE.

OBS.: A entrada dos produtos para o estande deverá ser realizada pela portaria da Av. Bernardo Vasconcelos, 2700 – Ipiranga. O Hotel não possui estacionamento interno para caminhões, a Gerência de Eventos deverá ser informada de eventuais necessidades adicionais do estacionamento, com antecedência de 48 horas úteis.

b. REALIZAÇÃO
– dia 15/5/2017 – 9h – Credenciamento
13h30 – Palestra Magna
19h às 20h – Solenidade de Abertura
20h às 22h – Coquetel de Abertura na área da Exposição
dias 16, 17 e 18/5/2017 – 9h às 18h

c. Entrada do PATROCINADOR/EXPOSITOR no período de realização da Exposição:
– a partir de 8h30 portando crachá de identificação
OBS.: Neste horário, DEVERÁ ter um representante da empresa em cada estande para que se evite qualquer tipo de transtorno.

DESMONTAGEM

É EXPRESSAMENTE PROIBIDA A RETIRADA DE QUALQUER MATERIAL ANTES DO DIA 18 DE MAIO DE 2017, ÀS 17h, DEVENDO SER OBEDECIDO O CRONOGRAMA ABAIXO.

d. Desmontagem e retirada dos produtos pelas empresas PATROCINADOR/EXPOSITOR:
– dia 18/5/2017 – das 17h às 18h
materiais de escritório, folhetos, placas, móveis e equipamentos leves.

e. Desmontagem:
– dia 18/5/2017 – das 18h às 24 h.

f. Não responsabilizamos por materiais não retirados até o horário limite.

g. A retirada de todo material da empresa PATROCINADOR/EXPOSITORA deverá ser efetuada pela portaria da Av. Bernardo Vasconcelos, 2700 – Ipiranga).

6. REQUISITOS PARA MONTAGEM DE ESTANDES, REALIZAÇÃO DA EXPOSIÇÃO E DESMONTAGEM DE ESTANDES

6.1) CONTRATAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA
Na contratação de serviços de terceiros (empresas prestadoras de serviços), alertamos para a conveniência de solicitar as comprovações de existência legal (contrato social, alvarás, etc.) da empresa contratada e as respectivas guias de recolhimento da previdência social (GRPS), cópias da ficha de registro de empregados, recolhimento de FGTS, demais encargos sociais, previdenciários, securitários e postura municipal. Os documentos de terceiros e dos próprios empregados deverão estar disponíveis no estande durante todo o período, desde a montagem até a desmontagem, para serem apresentados aos representantes do Ministério do Trabalho.

6.2) NORMAS PARA MONTAGEM

6.2.1) Não é permitido pintar, demarcar ou furar o piso do Hotel, bem como amarrar, pendurar ou prender qualquer elemento da estrutura do Hotel.

6.2.2) Não será permitida a entrada de explosivos de qualquer natureza nas dependências do Hotel, bem como o funcionamento de motores de combustão interna, botijões de gás, materiais ou substâncias perigosamente combustíveis, ou qualquer equipamento que venha a exalar gases, tóxicos ou não, fumaça ou gordura.

6.2.3) Os danos provenientes do transporte de equipamentos e/ou material será de inteira responsabilidade do PATROCINADOR/EXPOSITOR, tais como: danificação no piso, paredes e demais dependências internas e externas do Hotel.

6.2.4) Os salões, “foyers” e áreas de circulação estão equipados com sistema “sprinklers” e extintores. As áreas gerais, com hidrantes em pontos estratégicos. Em nenhuma circunstância essas instalações poderão estar obstruídas pela colocação de materiais.

6.2.5) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá relacionar os equipamentos, produtos e/ou objetos em exposição em papel timbrado da empresa, que deverá ser entregue para a Gerência de Segurança do Hotel na entrada.
OBS: Não será permitido em nenhuma hipótese a entrada sem esta documentação.

6.2.6) A entrada de produtos e equipamentos será permitida de acordo com as datas e horários informados no item 5.1.1. a, pela Av. Bernardo Vasconcelos, 2700 – Ipiranga.

6.3) REALIZAÇÃO DA EXPOSIÇÃO

6.3.1) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá designar funcionários capacitados para prestarem informações sobre os produtos expostos ou sobre a empresa, durante todo o período da Exposição.

6.3.2) Aconselhamos o PATROCINADOR/EXPOSITOR a manter no estande, cópias de documentos trabalhistas de todos os funcionários que estiverem a serviço no estande, tais como: fichas de registro de empregados, guias de recolhimento do FGTS, guias de recolhimento da previdência social, para que sejam apresentados aos representantes do Ministério do Trabalho, caso seja solicitado através de uma fiscalização no local.

6.3.3) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá manter o estande sempre aberto à visitação dentro dos horários previstos na realização do evento.

6.3.4) O PATROCINADOR/EXPOSITOR não poderá manter pessoas fora da área do estande em operação de vendas ou distribuição de material promocional.

6.3.5) Durante a realização do evento, não será permitido a utilização de aparelhos e ou equipamentos que reproduzem barulhos e ruídos que possam prejudicar os demais eventos no centro de convenções do Hotel.

6.4) DESMONTAGEM

6.4.1) A saída dos produtos/equipamentos deverá ser acompanhada da relação que deu entrada dos itens, para conferência e autorização de saída.

6.4.2) Os produtos que eventualmente permanecerem no(s) estande(s) após todo o período de desmontagem, será recolhido pela MONTADORA OFICIAL, que cobrará do PATROCINADOR/EXPOSITOR os custos inerentes a esta operação, não se responsabilizando por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza.

6.4.3) Por ocasião da desmontagem deverão ser tomados os mesmos cuidados para a proteção do piso, paredes, portas, elevadores, etc.

7. SERVIÇOS

7.1) ALIMENTOS E BEBIDAS
O PATROCINADOR/EXPOSITOR poderá contratar diretamente do hotel, até o dia 8/5/2017, através do Departamento de Vendas, telefone: (31) 3429-4214 ou e-mail: grasiele.bastos@ourominas.com.br. Não é permitida a entrada de alimentos e bebidas por terceiros para serem servidos nas dependências do Hotel.

7.2) INTERNET
O PATROCINADOR/EXPOSITOR poderá contratar diretamente do hotel, até o dia 8/5/2017, através do Departamento de Vendas, telefone: (31) 3429-4214 ou e-mail: grasiele.bastos@ourominas.com.br.

7.3) SEGURANÇA

7.3.1) A Coordenação do evento manterá uma equipe de segurança própria nas entradas e saídas do Hotel, apenas para controlar o fluxo de pessoas credenciadas.

7.3.2) É de responsabilidade exclusiva do PATROCINADOR/ EXPOSITOR a segurança interna da(s) área(s) do(s) estande(s) durante o período de realização e desmontagem da Exposição.

7.3.3) A Coordenação do evento e o Hotel não se responsabilizarão por furtos, roubo, ou quaisquer danos ocorridos dentro da(s) área(s) do(s) estande(s) durante os períodos de montagem, realização e desmontagem da Exposição, equipamentos pessoais ou contratados de terceiros como telefones celulares, notebook’s, etc, são de total responsabilidade do seu proprietário, ficando a Coordenação do evento e o Hotel isento de qualquer responsabilidade em relação a estes equipamentos.

7.3.4) O serviço de segurança exclusivo para o estande, se necessário, deverá ser contratado diretamente pelo PATROCINADOR/EXPOSITOR que deverá assumir, perante a realizadora, inteira responsabilidade pelos atos praticados por seu contratado dentro do recinto do evento.

7.4 LIMPEZA

7.4.1) A montadora oficial do estande deverá entregá-lo ao PATROCINADOR/EXPOSITOR em perfeito estado de limpeza.

7.4.2) Haverá limpeza diária nos estandes, caso o PATROCINADOR/EXPOSITOR desejar a limpeza disponível durante todo o dia, dentro do seu estande, poderá contratar esse serviço (por hora) através do Departamento de Vendas, até o dia 8/5/2017, pelo telefone: (31) 3429-4214 ou e-mail: grasiele.bastos@ourominas.com.br.

7.5 SERVIÇOS ADICIONAIS
Além dos serviços citados acima, o PATROCINADOR/EXPOSITOR poderá contratar os serviços abaixo relacionados, diretamente ao Departamento de Vendas, até o dia 8/5/2017, pelo telefone: (31) 3429-4214 ou e-mail: grasiele.bastos@ourominas.com.br:
– Equipamentos de Áudio / Som
– Equipamentos de Informática

7.6 RECEPCIONISTA
O PATROCINADOR/EXPOSITOR poderá contratar recepcionistas diretamente da mesma empresa que atenderá ao evento.
ÁGORA Eventos, pelos telefones (31) 3225.2842 – (31) 98550.2530 ou email: contato@agoraeventos.net.br – Contato: Janísia

8. TARIFA EXTRA

8.1) O PATROCINADOR/EXPOSITOR arcará com os custos decorrentes dos serviços extras por ele contratados, seja através das empresas credenciadas pela SECRETARIA EXECUTIVA ou do Hotel.

9. IDENTIFICAÇÃO E ACESSO À EXPOSIÇÃO

9.1) A SECRETARIA EXECUTIVA fornecerá crachás personalizados para as pessoas indicadas pelo PATROCINADOR/EXPOSITOR que estiverem envolvidas com a Exposição e que permanecerão no estande por todo o período de realização da Exposição.

9.2) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá enviar à SECRETARIA EXECUTIVA até o dia 8/5/2017 a relação das pessoas que deverão ser credenciadas para atendimento no estande durante o período de realização da Exposição, através do FORMULÁRIO Nº 1 (via e-mail). O PATROCINADOR/EXPOSITOR terá direito a crachás de acordo com a tabela abaixo:
– Estandes de 6,25m² » máximo de 3 crachás
– Estandes de 9m² » máximo de 4 crachás
– Estandes de 12m² » máximo de 6 crachás
– Estandes de 18 m² » máximo de 8 crachás

9.3) Os crachás de PATROCINADOR/EXPOSITOR serão entregues na Secretaria do Evento no hotel, no dia 15/5/2017, a partir das 9 horas.

9.4) Não será permitido o acesso de menores de 16 (dezesseis) anos durante a montagem e desmontagem da Exposição.

10. PROMOÇÃO INTERNA NOS ESTANDES

10.1) Por se tratar de um evento de natureza técnico-científico, não será permitida a apresentação de espetáculos artísticos e shows musicais, bem como a utilização de sonorização ambiente dentro da área do estande.

11. PENALIDADES

11.1) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá indenizar, de acordo com as tabelas de preços de cada serviço ou da montadora oficial, todo e qualquer dano ou avaria causados à montagem do estande ou às áreas comuns do hotel.

11.2) No caso do PATROCINADOR/EXPOSITOR não ter retirado seus materiais e equipamentos no prazo previsto para desmontagem, a MONTADORA OFICIAL fará a desocupação compulsória, correndo as despesas por conta do PATROCINADOR/EXPOSITOR. A MONTADORA OFICIAL não se responsabiliza por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza ocorridos nessas circunstâncias.

12. FORMULÁRIO PARA SOLICITAÇÃO DE CRACHÁ

12.1) O FORMULÁRIO deverá ser enviado via e-mail até a data informada neste manual, sob pena de não serem atendidas as solicitações indicadas.

Descrição Formulário Nº
Crachás de Identificação Anexo 1

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